MISSION PRINCIPALE

Contribuer au succès des évènements clients en coordonnant les différentes équipes opérationnelles afin de délivrer les services et prestations réservées par les clients. Participer à l’augmentation du chiffre d’affaires à travers de l’upselling. S’assurer de la pleine satisfaction des clients durant ces évènements et aide à les fidéliser.

ACTIVITES ET RESPONSABILITES

Technique métier/Gestion

• Assurer le relais du service commercial événementiel/groupe une fois le dossier confirmé avec un paiement d’acompte ou réception du bon de commande et du contrat signé.
• Actualiser les réservations dans Opera (Sales & Catering et PMS) en cas de modifications après transmission du dossier (enregistrement des rooming lists, mise à jour des factures à envoyer au client, mise à jour des blocks hébergement et salles de réunion/restauration).
• Suivre la réception des prépaiements conformément aux contrats de collaboration signés avec les clients, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des délais de règlement communiqués.
• Diffuser les feuilles de fonction et les feuilles de route auprès des équipes opérationnelles.
• Organiser et animer les réunions internes sur les feuilles de fonction et les feuilles de route.
• Assurer la coordination avec les équipes opérationnelles (restauration, hébergement, technique, sécurité et IT) en cas de demandes de changements émanant des clients.
• Anticiper les besoins des clients et prendre des initiatives pour optimiser les ventes et la satisfaction des clients.
• Augmenter le chiffre d’affaires à travers la vente de prestations complémentaires ou annexes aux clients.
• Veiller à la bonne préparation des événements clients et des séjours des groupes.
• Accueillir les clients au début de chacune de leurs manifestations.
• Assurer le bon service des prestations commandées par les clients dans le Resort.
• S’assurer de la bonne livraison et de la qualité des prestations réservées par les clients lors de leurs événements et séjours.
• Accompagner les clients tout au long de leurs événements et séjours.
• Contrôler le niveau de satisfaction des clients vis-à-vis des services et prestations fournies.
• Communiquer les commentaires des clients (retours positifs et négatifs).
• Veiller, à la fin de chaque manifestation, à ce que tous les collatéraux des clients leur soient bien rendus et que les affichages soient retirés.
• Participer à la fidélisation des clients.
• Offrir un accueil (téléphonique, écrit ou physique) de qualité et respecter l’ensemble des standards établis par le Terrou-Bi Resort.
• Participer à la gestion des plaintes des clients.
• Vérifier la facturation de toutes les prestations banquets au jour le jour avec l’équipe banquet et envoyer la facture globale au client à la fin de la prestation.
• Réaliser un pointage de la facture hébergement au jour le jour avec l’équipe de la réception afin de vérifier l’exactitude des tarifs affichés et la correcte imputation des prestations mentionnées dans le contrat dans OPERA.

Hygiène/Sécurité des personnes/Environnement

• S’assurer que les règles d’hygiène et de sécurité sont respectées et appliquées dans le département, notamment les normes HACCP.
• Veiller à la propreté du lieu de travail.
• Connaître et appliquer les règles de sécurité de l’hôtel (incendie…).
• Veiller à la sécurité des biens et des personnes.
• Appliquer les engagements du système qualité certifié ISO 9001 liés à son emploi.
• Respecter les engagements de la « Charte Environnement » pris par l’établissement (économie d’énergie, recyclage, tri des déchets…) et appliquer les engagements de la certification ISO 22000 lorsqu’elle est en vigueur dans l’hôtel.

SAVOIRS & CONNAISSANCES

• Connaissance parfaite d’OPERA (Sales & Catering et PMS).
• Connaissance parfaite des produits et services du complexe.
• Connaissance parfaite des procédures et conditions de vente stipulés dans nos contrats de ventes.

COMPETENCES CLÉS

• Assurer une communication fluide et professionnelle en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Utiliser efficacement les outils informatiques et logiciels métiers, notamment internet, messagerie électronique, Excel, Word et Opera.
• Mettre en œuvre les techniques de vente et de négociation afin d’optimiser les résultats commerciaux.
• Organiser son temps de travail et gérer efficacement les priorités dans un environnement dynamique.
• Faire preuve de disponibilité et de flexibilité pour répondre aux exigences du service.
• Garantir une relation client de qualité grâce à une excellente aisance relationnelle et un sens aigu du service.
• Travailler efficacement en équipe dans un esprit de collaboration et de polyvalence.
• Adopter une posture professionnelle fondée sur la diplomatie, la rigueur et l’organisation.
• Développer la performance commerciale par l’écoute active, l’analyse des besoins et la force de proposition.
• S’adapter rapidement aux situations nouvelles tout en maîtrisant le stress et les imprévus.

EXPERIENCE & FORMATION

• 2 à 3 ans dans la même fonction
• Formation en Hébergement, Housekeeping